Феликс Скворцов, руководитель направления автоматизации и роботизации, рассказывает, кому нужны программные роботы и какие процессы внутри компании можно с их помощью оптимизировать.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) – это использование компьютерной программы, которая имитирует действия сотрудников, взаимодействуя с пользовательскими интерфейсами компьютерных систем. Они идеально подходят для решения монотонных процессов. Программный робот, как и человек, может общаться со своим руководителем по почте, делать отчеты, формировать задачи и т.д., и может работать круглосуточно.

По данным аналитической компании Gartner, в 2018 году мировые расходы на RPA составили $680 млн, увеличившись на 57 % относительно предыдущего года.

К 2022-му расходы компаний могут вырасти до $2,4 млрд. На отечественном рынке представители из более 400 компаний малого, среднего и крупного бизнеса уже внедрили технологию RPA. 41 % проектов приходится на небольшие компании,
52 % – на средние и 7 % – на крупные.

Где роботам хорошо

Согласно исследованию KPMG по цифровым технологиям, в котором приняли участие 100 российских компаний, в телекоме программных роботов используют 100 % компаний, в металлургии – 83 %, нефтегазовой индустрии – 60 %, в финансовых институтах – 56 %.

Как правило, роботы обрабатывают платежи, разбирают внутреннюю входящую почту, меняют данные клиентов по их заявлению, правят кредитные договоры физлиц по их заявлениям, а также отвечают на типовые запросы.

Они могут быть полезны для сотрудников и финансовых департаментов любых компаний, которые ежедневно проделывают множество рутинных операций: формируют документы, отправляют их на подпись контрагентам, проверяют корректность информации в полученном скане и перемещают его в единое хранилище данных. Робот выполняет эти задачи в разы быстрее человека. Ему нужен всего лишь администратор техподдержки на 20 минут в день, чтобы проконтролировать работу.

Например, телеком-компании используют технологии RPA для автоматизации финансовой отчетности. Это помогает им снизить нагрузку на сотрудников и повысить скорость выполнения операций без найма дополнительного персонала. Программные роботы ежедневно проверяют поступления инкассированных денежных средств
в банк, платежи по картам, соответствие сумм кассовых операций по данным налоговой инспекции. Они могут обнаружить недостачи, ошибки и вовремя оповестить участников процесса о расхождениях и проконтролировать их устранение.

В банковском секторе можно оптимизировать, например, процесс создания платежных поручений на основе учетной системы 1С. Программный робот запросит список проведенных документов системы бухгалтерского учета, затем проверит каждый платежный документ и зарегистрирует его в банковской системе.

В HR сфере программный робот может обрабатывать информацию о сотрудниках, заказывать пропуска, переносить информацию из одной системы в другую, отправлять письма пользователям и формировать отчеты.

В нефтехимических компаниях чаще всего программные роботы помогают роботизировать процессы документооборота и подготовки отчетности.

В металлургической отрасли программные роботы обрабатывают входящую почту, проверяют статус отправки грузовых вагонов, информируют специалистов коммерческой дирекции о результатах проверки и формируют отчеты.

Нужны ли вам роботы

Есть несколько сигналов, которые помогут понять, что нужна ли вам роботизация.

• Сотрудники тратят много времени, чтобы загрузить в 1С все платежи клиентов, сопоставить их с реализацией проектов, проанализировать, проверить корректность реквизитов, сумму НДС, даты и т.д.
• Подготовка актов сверки - от распечатки документов, проставления печатей,
  до отправки контрагенту - происходит в течение двух недель, где в процесс задействовано более трех человек.
• Сотрудники тратят большое количество времени в день на регистрацию в системе SAP, сбор данных, проверку, сохранение и рассылку готовых документов, чтобы составить отчет.
• Анализ конкурсной документации, сопоставление данных в разных документах, выявление несоответствий проходит вручную.
• При организация корпоративного обучения у HR уходит несколько недель только на переписку по почте с сотрудниками, так как им нужно узнать, по какой программе хочет заниматься каждый желающий. Вся информация фиксируется вручную в Excel.
• Ежедневно телефон техподдержки разрывается от звонков сотрудников. Заявки поступают разного уровня сложности и нет систематизации в их распределении.
• Чтобы разблокировать учетную запись, нужно позвонить в техподдержку
  и попросить коллег помочь. Но трубку систематически никто не берет, поэтому нужно самостоятельно идти в отдел техподдержки.
• Каждый раз приходится обращаться к сотрудникам службы безопасности
  за оформлением гостевого пропуска. Оформлять заявку и ждать подтверждения
  в течение часа.

Трудности роботизации и как их решить

Роботизация, по нашим наблюдениям, сопряжена в компаниях с четырьмя основными сложностями.

1. Тестовая среда для разработки программных роботов значительно отличается
   от реальной.
2. Служба безопасности заказчика сопротивляется внедрение RPA.
3. Техническое задание в описании проекта практически всегда отличается
   от реальной ситуации.
4. Технология RPA может быть не востребована среди пользователей.

Как можно минимизировать сложности?

• Во-первых, работать в тесном контакте с клиентом. Иначе на предпросмотре может выясниться, что последние полгода вы делали совсем не то.
• Во-вторых, сразу обсудить с заказчиком какие процессы внедрения допускает служба безопасности. Если не договориться заранее, проект может остановиться.
• В-третьих, просить заказчика предоставить реальную среду для разработки.
  Если это невозможно, необходимо быть готовыми после запуска что-то переделывать.

Также необходимо заранее выяснить три вещи:

• насколько процесс, который необходимо роботизировать, трудоемкий с точки зрения пользователя;
• как часто повторяются одни и те же задачи;
• какую выгоду FTE (Full-time equivalent) принесет роботизация компании.

Создать робота самому

Внедрение технологии RPA всегда начинается с финансового сектора, где много бесконечно повторяющихся процессов, они прозрачны и закономерны.

Например, можно:

• разработать модули ежедневной автоматической генерации первичных документов и автоматического распознавания платежей;
• создать механизм формирования печатных форм, включая электронный документооборот.

Благодаря роботизации компании могут автоматически контролировать показатели эффективности, специфичных для бизнеса. Проводить оперативный анализ дебиторской задолженности и кредитного портфеля, денежных потоков с контролем лимитов расходов.

Робот также может учитывать трудозатраты в компании: автоматически переносить данные в систему, на что сотруднику требовалось ежедневно 30 минут. Внутри нашей компании был такой запрос. Получилось так, что во время обучения сотрудников финансового департамента взаимодействию с программными роботами, некоторых очень заинтересовала технология RPA. Одна из сотрудниц, пообщавшись с коллегами из внутренней службы по роботизации и дополнительно изучив информацию в других источниках, модернизировала программного робота и настроила его под учет рабочего времени. В привычном инструменте Excel вместе с коллегами она отмечает часы
и выполненные задачи, а робот переносит эти данные в общую корпоративную систему учета трудозатрат и присылает отчет. Второй созданный сотрудницей программный робот помогает финансовому департаменту ежемесячно выгружать большое количество информации из базы данных, обрабатывать, составлять отчеты
и отправлять заинтересованным лицам. Вручную процесс занимал 30-40 минут, робот выполняет его в два раза быстрее.

Конечно, чтобы создать своего программного робота человеку нужно быть технически подкованным: иметь бэкграунд в этой сфере или опыт работы со средствами автоматизации. Если сотрудник, особенно финансист, научится самостоятельно обращаться с технологией RPA, он сможет облегчить себе работу или научиться четко ставить задачи специалистам по роботизации.

Перспективы RPA в России

Технология RPA постепенно переходит от обычной автоматизации рутинных операций, до «умной роботизации» – подключает элементы искусственного интеллекта для работы с неструктурированной информацией (в основном
с документами) и внедряет цифровых помощников на рабочие места пользователей.

Активно развивается и тема с Process Discovery, когда с помощью анализа работы пользователей можно автоматически предложить роботизацию часто повторяющихся действий. Также сейчас актуален тренд на Сloud-Ready RPA, который позволяет крупным организациям создавать собственные центры RPA и распространять технологию на дочерние компании.

Возможности RPA в России использует не только бизнес, но и госсектор. В июне этого года Департамент информационных технологий (ДИТ) Москвы объявил о начале тестирования RPA в органах исполнительной власти. По словам ДИТ, технология ускорила в 40 раз процесс формирования сводной регулярной отчетности Единого диспетчерского центра по 10 административным округам Москвы. Роботизация повысила качество оказания услуг, скорость интеграции с другими системами
и эффективность персонала. В государственном секторе роботы не заменят человека, но взять на себя работу с документацией – вполне способны.

Основное условие развития внутренней роботизации в любой компании, по моему мнению, – стремление к сокращению рутинных процессов и реализация творческого потенциала сотрудников.